Automatiser la saisie des factures fournisseurs dans un ERP

Dans une PME industrielle, la facture fournisseur est saisie au moins deux fois. Une première pour la rapprocher du bon de réception, une seconde pour la passer en comptabilité. Parfois une troisième, dans un tableur de suivi que quelqu'un maintient sans que personne ne l'ait vraiment demandé. Le travail est sans intérêt, il occupe une personne plusieurs jours par mois, et chaque copie ajoute une chance de se tromper.

C'est le processus qu'on automatise le plus souvent en premier, pour une raison simple : le gain se mesure en heures dès le premier mois et personne dans l'entreprise ne défend l'ancienne méthode.

Ce que la lecture automatique sait réellement faire

Une facture arrive en PDF par mail, ou en papier scanné. Un modèle de lecture en extrait le fournisseur, le numéro, la date, les lignes, les montants hors taxes, la TVA et les références de commande. La technologie est mûre et ce n'est plus le point difficile.

Le point difficile est le rapprochement : relier cette facture à la commande et à la réception correspondantes. C'est là que l'automatisation crée de la valeur, et c'est aussi là que les projets échouent, parce que le rapprochement dépend de la façon dont votre entreprise référence ses commandes, pas de la qualité du lecteur de PDF.

Les quatre pièges

• Le fournisseur qui ne met pas votre numéro de commande. Le rapprochement automatique tombe. Il faut une règle de repli, par montant et par date, et surtout une file d'exceptions traitée à la main plutôt qu'un rapprochement approximatif.
• Les écarts de prix et de quantité. Une facture qui ne correspond pas exactement à la réception ne doit jamais passer toute seule. Le seuil de tolérance se décide avec le dirigeant, il ne se devine pas.
• Les avoirs et les factures d'acompte. Ils cassent la logique un pour un entre commande et facture. S'ils ne sont pas prévus dès le départ, ils remontent en erreurs tous les mois.
• Le fournisseur qui change de format. Une facture refaite sur un nouveau modèle et la lecture se dégrade en silence. Sans surveillance, on s'en aperçoit à la clôture.

Le calcul que vous pouvez refaire vous-même

Comptez le nombre de factures fournisseurs que vous recevez par mois. Multipliez par le temps moyen de traitement complet, saisie, rapprochement et classement. Une PME qui reçoit 300 factures par mois à quatre minutes pièce y consacre vingt heures, soit environ trois jours de travail. Le chiffre est le vôtre, pas une moyenne de secteur : refaites-le avec vos propres volumes avant d'écouter qui que ce soit.

Ce qu'il faut vérifier avant de se lancer

Votre logiciel de gestion doit accepter une écriture depuis l'extérieur. Interface de programmation, import de fichier structuré, ou à défaut une base accessible. La plupart des ERP utilisés en PME industrielle le permettent, mais la façon de le faire varie, et c'est ce point précis qui détermine si le chantier prend deux semaines ou deux mois.

Une automatisation qui produit vite une écriture fausse coûte plus cher que la saisie manuelle qu'elle remplace.

C'est pour ça que nous faisons tourner l'automatisme en parallèle de l'ancienne méthode avant de basculer. Tant que les deux ne donnent pas le même résultat, on ne bascule pas.