Par où commencer : cinq processus à automatiser

Le premier processus automatisé n'est pas un choix technique, c'est un choix politique. S'il rend du temps visible en quelques semaines, l'entreprise en redemande. S'il traîne six mois et produit un chiffre contesté, la porte se referme pour deux ans.

Les cinq bons candidats

• Les factures fournisseurs. Volume élevé, règles stables, gain immédiatement chiffrable en heures, et personne ne défend l'ancienne méthode. Comment s'y prendre.
• Le reporting mensuel. La donnée existe déjà, le travail est purement de la manipulation, et le dirigeant en voit le bénéfice tout de suite. Pourquoi il arrive toujours trop tard.
• Les relances de devis sans réponse. Le seul de la liste qui rapporte du chiffre d'affaires au lieu d'économiser du temps. Souvent le plus rentable. Le gisement en détail.
• Les alertes de retard. Une commande dont la date approche sans que la production ait démarré. Peu coûteux à mettre en place, et ça évite des pénalités.
• La circulation des documents. Les bons de livraison, les certificats matière, les plans envoyés au bon endroit sans que quelqu'un ait à y penser.

Celui qu'il ne faut pas prendre en premier

Le calcul de la marge par affaire. C'est pourtant celui que réclame le dirigeant, et il a raison sur le fond. Mais la marge dépend des heures, des aléas et du prix matière, c'est-à-dire de trois données souvent fausses en amont. Automatiser ce calcul en premier revient à produire plus vite un chiffre que personne ne croira, et à brûler le crédit du projet entier.

Il vient en troisième ou quatrième, une fois les heures fiabilisées. Les quatre causes d'une marge par affaire fausse sont détaillées à part.

La règle de tri, en une phrase

Prenez le processus qui rend le plus de temps pour le moins d'effort, pas celui qui vous agace le plus.

Les deux se confondent rarement. Ce qui agace un dirigeant est en général le sujet le plus complexe, précisément parce qu'il résiste depuis des années. Ce n'est pas par là qu'on commence.